稿件的管理问题，对于新老IT撰稿人来说都是比较棘手的问题，比如，当你的尚未被媒体采用的稿件达到50~60篇甚至是更多时，在不一稿多投的情况下，如何及时地投稿于其它媒体，如何管理尚未采用的稿件及索取被采用稿件的稿费，要理清这些问题，就会消耗你大量的时间。在这里，笔者根据自己的经验，向大家推荐Microsoft Outlook。

Microsoft Outlook是Microsoft Office的组件之一，它是一个个人信息的管理平台，利用它我们不仅可以发送和接收电子邮件，管理联系人，而且还可以利用它的“日历”、“任务”、“日记”等功能圆满地解决上述问题。

如图1所示，这是我电脑上的Microsoft Outlook的“Outlook今日”页面，在“日历”列显示的是将要转投于其它媒体的稿件，转投时间可具体到“分”，比如，到星期日的23时00分，如果稿件《QQ，把地理位置显示的准确些》还没收到媒体的采用通知，Outlook会提前15分钟弹出“提醒”对话框提示你再转投于其它媒体；在“任务”列显示的这些稿件已被媒体采用但尚未收到稿酬，如果在事先设定的时间内仍没收到稿酬，Outlook也会有“提醒”对话框提醒你，那时，你就可通过邮件或其它方式和媒体取得联系询问此事。

图2所示的是所有稿件的“投稿记录”，从图中可以看来，在投稿的“历史记录”中，不仅标明了该稿件是否被采用，而且还能清晰地看出，这些稿件曾经向哪些媒体，在什么时间投过稿。当然了，Outlook的功能远不止这些，比如，我们利用它的“便签”和“日记”功能还可以记录头脑中一闪而过的灵感或媒体发布的投稿须知、征稿启事等。下面，我就从四个方面讲一讲如何利用Outlook管理与稿件相关的事务。

一、投稿和稿件的管理

不论是哪家媒体，他们都会公布一个转投周期，比如《电脑报》的转投周期是一个月，《电脑爱好者》是半个月，也就是说，如果你发往《电脑报》和《电脑爱好者》的稿件在一个月和半个月内没有收到它们的采用通知，你可以转投其它媒体。稿件的管理主要就是解决在不一稿多投的情况下，如何及时地把稿件转投于其它媒体。

在Outlook“日历”文件夹中，我们可以新建约会(注意，这里所说的约会和我们平常所说的约会不是一个概念，在这里，你可以把它理解为某一天中某一时段中的活动，比如，到邮局取钱，打扫卫生，投稿等)安排日程，而且在约会开始前，还会弹出“提醒”对话框提示我们。

利用“日历”文件夹中约会的这一特性，我们可以把投稿时已发送的电子邮件移动到“日历”文件夹中新建约会，然后根据媒体的转投周期安排约会的开始时间和提醒，这样，当约会开始或者说到达转投日期时，我们就可根据Outlook的提醒及时地把稿件转投于其它媒体。下面来举例说明。

稿件《免费QQ号码快申请》发往媒体A后，会在“已发送邮件”文件夹中找到投稿邮件。先选中这个邮件，然后单击工具栏上的“组织”按钮，选择“日历”文件夹，单击“移动”按钮(如图3)打开“约会”窗口，如图4所示，单击“联系人”，在弹出的对话框中选择投稿时的联系人。

媒体A的转投周期为15天，根据这个周期选择约会的“开始时间”，从图4上可以看出，自动“提醒”的时间Outlook已为你设置为约会到来时提前15分钟，最后单击“保存并关闭”按钮，这样，当约会开始也就是转投日期到来时，如果稿件没被媒体A采用，Outlook会提前15分钟提醒你，那时，你可以根据以往的投稿约会把该稿件再转投于其它媒体。接下来，我们打开日历文件夹，如图2所示，最上面的那个项目就是我们刚才新建的约会。

也许你会问，如果这篇稿件被采用，那么如何取消Outlook的自动提醒呢?很容易，双击打开约会，清除“提醒”前面的小钩(如图4)，Outlook就会取消该约会的自动提醒，如果你想把该稿件标记为已被媒体采用，那么在标签中你可选择“商务”，如果你还想标记该稿件被哪家媒体采用，先双击打开该约会，然后在该约会中插入采用通知，这样，当日后查询该稿件时，打开该约会我们就可以查看该稿件的采用通知。